Zamanı en verimli kullanmanın yolları

Stephen Hawkings’in dediğine göre her şey zamanla başladı! Çünkü evrenin oluşmasıyla birlikte zaman da oluştu. Yani zaman 13.7 milyar yıldır asla geri gelmemek üzre akıp gidiyor. İnsanın aklının alamayacağı bu 13.7 milyar yılın yanında bir insanın yaşam süresi nedir ki? Matematiksel işlemlerde ihmal edilebilecek kadar küçük bir sayı olsa gerek. Fakat gerçek şu ki hepimiz en fazla 100 yıl yaşayacağız ve sonra yerimizi yeni nesillere bırakıp veda edeceğiz. Yani ne yapacaksak hepsini bu kısacık ömre sığdırmak zorundayız. Kısacası elimize geçen zamanı en iyi şekilde değerlendirerek bu ömrü en dolu şekilde yaşamamız gerekir diye düşünüyorum.

Hayatta başarıyı yakalamak için zamanı planlamak oldukça etkili bir yöntemdir. Özellikle de iş yaşamında her işi belirli bir sıraya koyup planlamak ve bu plana uygun şekilde verilen sürelerde işi bitirmek bizi başarıya götürecektir. Profesyonel iş hayatında da zamanı etkili kullananların daha verimli olduğu çok açık. Peki zaman nasıl daha etkili ve verimli kullanılır?  Bu yazıyı tamamen bu konuya ayırdık...

DAHA ÇOK İŞİ DAHA AZ ZAMANDA YAPMANIN YOLLARI

1- Her sabah 15 dakikanızı o gün yapmanız gerekenleri planlamaya ayırın. Eğer sabahlarınız buna müsait değilse akşamları bir sonraki günün planını yapın. Göreceksiniz hem içiniz daha rahat edecek hem de iki ayağınızı bir pabuca sığdırmaktan kurtulacaksınız.

2- Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapmanız gerekenleri ya da aklınıza gelen fikirleri bir kâğıda not alın. Yazmak yapmanın yarısıdır unutmayın.

3- Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih edin. Önceliklerinizi belirleyip önceliklerinizi sırasıyla hayata sokun.

4- Planlarınızı ve görevlerinizi belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Zaman zaman öncelikleriniz değişebilir. Böylece değerli zamanınızı önceliği olmayan işlere harcamaktan kurtulursunuz.

5- Mutlaka bir günlük kullanın. Planlarınızı ve yapmanız gerekenleri bu günlüğe kaydedin ve o gün içerisinde gerçekleştirdiklerinizin yanına işaret koyun.

6- İşyerinde, dikkatinizi dağıtabilecek şeylerden uzak durun. Örneğin masanız bir sokağa bakıyorsa ve gün içerisinde polislerle şoförlerin sık sık kavgasına şahit oluyorsanız bu gereksiz bir zaman kaybına yol açabilir. Hemen yerinizi değiştirin. Ayrıca masanızın üzerinde de işinizle ilgili olmayan şeyleri kaldırın.

7- Bugün ne yaparsam beni hedefime daha çabuk yaklaştırır? Bu soruyu gün içerisinde kendinize 100 kere sorun!

8- Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyin. Aynı anda tek bir işe odaklanıp o işi bitirmeye çalışın.

9- Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini yerine getirmekle vakit kaybetmeyin

10- İşinizle ilgili nasıl günlük plan yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır.

AZ ZAMANDA ÇOK İŞ YAPMANIN 20 YOLU

1- SABAH BEREKETİNDEN İSTİFADE ET
Sabah erken kalk. Eskilerin dediği gibi sabahın bereketi vardır. Güne erken başlamak sana günün rutin işleri için zaman kazandırır. Pek çok kişi uykudayken işe koyulursan, gün senin için hem daha uzun olur, hem de hayata diğerlerinden birkaç adım önde başlarsın. 

2- YARININ İŞİNİ BUGÜNDEN YAP
Bugünün işini yarına bırakma. Hatta bugün yapacaklarını tamamladıysan, yarının işlerinden bir kısmını bugünden yapmaya çalış. Yarının hangi kötü sürprizlerle dolu olduğunu bilemezsin. Hiç hesapta olmayan başka işler, ertesi günün tüm planlarını altüst edebilir. Onun için sen sen ol, yarına güvenerek işlerini geçiştirme.

3- İŞİN USULÜNÜ ÖĞREN
Hızlı ol ama acele etme. Seri ve çevik davran ama elin ayağına dolaşmasın. Aynı anda hem elini hem aklını kullan. Kestirme sandığın yollar seni başladığın yere döndürebilir. Kısa yollar seni tahmin etmediğin kadar uzağa götürebilir. Tuzağa düşmemek için hem kendini hem de görev ve sorumluluklarını iyi tanı.

4- İŞ BİTTİKTEN SONRA KENARA ÇEKİLME
Bir işi bitirmeden, ondan sonra neye başlayacağını kararlaştır. Mesela daha çok kitap okumak istiyorsan bir kitabı bitirdiğinde diğeri de elinin altında hazır olsun ve öncekini bitirir bitirmez diğerinden birkaç sayfa okumaya çalış.

5- GÜNLÜK VEYA HAFTALI PLAN YAP
Kendine günlük ve haftalık plan hazırlayabilirsin. Her gün yapacağın işleri bir gün önceden kararlaştır ve bunların her birini ne kadar sürede bitireceğini not et. Daha önemli ve öncelikli işlerine daha çok zaman ayır.

6- İŞLERİNİ SIRAYLA VE PARÇALARA AYIRARAK TAMAMLA
Her şeyi aynı anda yapmaya çalışma. Biri bitmeden diğerine başlama. Uzun zaman alan işlerini parçalara ayırarak tamamla. Tümünü bir seferde yapmak hem gözünü korkutur, hem de verimini düşürür. Örneğin bir proje ya da ödev hazırlaman gerekiyorsa ön hazırlık ve araştırma için zaman ayır. 5 günde tamamlaman gereken bir projeyi bu süre içine yay. Yumurta kapıya geldiği zaman harekete geçersen istediğin sonucu alma şansın azalır.

7- ZEKANA VE HIZINA FAZLA GÜVENME
Zeki ve hızlı düşünen biri olabilirsin. Ama sen yine de işlerini son ana bırakma. Yoksa birçok işi sınırlı bir zaman içinde bitirmek zorunda kalırsın ve bu seni iyi sonuçlar elde etmekten ve güzel işler çıkarmaktan alıkoyar. Zamanı etkin kullanarak çok daha etkili sonuçlara varabilecekken, potansiyelini sınırlamış olursun ve çok da iyi olmayan sonuçlarla yetinmek zorunda kalabilirsin.  

8- TEMBELLER ZAMAN YENİLİRLER
Tembellik etme. Zaman tembellerin aleyhine işler, onların hayatlarından çalar ve bir daha geri dönmemek üzere alır başını gider. Sen anlamadan öylesine hızlı akar ki zaman, bir de bakarsın yapman gereken pek çok iş birikmiş ve sen hiçbirine elini sürmemişsin.

9- ŞİKAYET ETMEYE VAKTİN YOK, SEN EN İYİSİ HEMEN İŞE KOYUL
Yapacak çok işin olduğunu ve hepsini yetiştiremeyeceğini düşünebilirsin. Bu durumdan şikayet emek yerine hemen bir yerlerden işe başla. Göreceksin, başlamak bile seni mutlu edecek. Elin kolun bağlı oturduğunda hem vicdan azabı çekersin, hem de tamamlanmayı bekleyen işler gözünde büyüdükçe büyür ve daha da zor bir hal alır.

10- YUMURTAYI KAPIYA GETİRME
İşlerini son ana bırakma. Her birinin tamamlanması için gereken süreyi sapta ve buna göre yapacaklarını sıraya koy. Bir iş tahmin ettiğinden daha çok zamanını alabilir. Bunların hangi tür işler olacağını kavramaya çalış. Onlara programında öncelik ver.

11- İŞLER SENDEN KORKSUN
Yapacaklarını gözünde büyütme. Bu, hem işe başlamanı güçleştirir, hem de işten soğumana neden olur. Görev ve sorumluluklarına karşı önyargılı davranmak yerine onların senin ve sevdiklerinin hayatlarına getireceği olumlu etkileri düşün. Bu seni motive eder.

12- BAŞLA VE BİTİR
Başladığın işi bitir. Uzun zamanını alacaksa parçalara ayır ve her bir parçayı önceden belirlediğin sürede tamamla. İşe sık sık ara veriyorsan ve bir kısmını yapıp geri kalanı erteliyorsan bu durum, en kısa süreli işin bile gereksiz yere uzamasına neden olur ve seni bıktırır. Hem sana sıkıntı verir, hem de kısa zamanda çok iş değil, uzun zamanda az iş yapmana neden olur.

13- DOĞRU İŞİ DOĞRU ZAMANDA BİTİR
Analitik düşünmen ve hızlı karar vermen gereken işleri yapmak için günün öğleye kadar olan kısmını,sabah vaktini tercih et. Sabahleyin hem zihnin daha açık, hem de bedenin daha dinamik olur.Bunun için uykunu iyi almış ve kahvaltı yapmış olman gerekir. Aç karnına verimli çalışamazsın. Öğleden sonra ise üzerine öğle yemeğinin ağırlığı çöker. Hem hareket etmen güçleşir, hem de zihnini toparlamakta ve konsantre olmakta zorlanırsın.

14- ZİHNİN DE BEDENİN DE ÇEVİK OLSUN
Dengeli beslenmeyi ve spor yapmayı ihmal etme. Bedeninin ve zihninin hızlı çalışmasını istiyorsan önce onları beslemen ve sürekli olarak eğitmen gerekir. Yeterince hızlı hareket edemeyen bir beden ve çabuk düşünüp karar vermekte zorlanan bir zihin işlerini sekteye uğratır ve verimini düşürür.

15- YARDIM ET, YARDIM GÖRÜRSÜN
Sadece kendi işlerine odaklanma; bu seni ben merkezci yapar. Başkalarına yardım et, fırsat buldukça onlara destek ol. Senin de sıkıştığın bir zamanda onlardan destek görmeye, dar vakitlerde çevrendekilerin yardımına ihtiyacın olabilir.

16- KENDİ YÖNTEMİNİ YARAT
Farklı ve alternatif yollar dene. Bir işi hep aynı yollarla tamamlıyorsan bu hem gelişimini durdurur, hem de işin bir rutin halini almasına sebep olur. Bu nedenle farklı metotlar deneyerek işlerini, ödevlerini renklendir; eğlenceli bir hale getir.

17- YALNIZ KALMA, DESTEK OL, DESTEKÇİ BUL
Seninle benzer işte çalışanlara danış, onlardan bilgi al. Onlarla işbirliği yap. Böylece hem daha çok şey öğrenmiş olursun, hem de farklı bakış açıları doğrultusunda daha güzel işler çıkarırsın.

18- PERFORMANSINI ÖLÇ
Gün içinde neler yaptığını, zamanının nelere yettiğini, neleri tamamlamak için vaktinin kalmadığını değerlendir. Bunların sebeplerini bul ve hatalarını düzeltmeye çalış.

19- BİR ÖNCEKİ GÜNDEN DAHA FAZLASINI HEDEFLE
Bir önceki günden daha fazla oku, daha fazla yaz, daha çok şey öğren. Her gün önceki günün önüne geçmeye, daha güzel şeyler yapmaya çalış. Yavaş yavaş da olsa her geçen gün hedeflerini büyüt. Büyümenin yolu kısa zamanda daha çok ve daha güzel şeyler yapmaktan geçer. Her gün yükselen bir gelişim çizgisi üzerine kur hayatını.

20- DAKİK OL
Her işin pratik yolları vardır. Kolaya kaçmadan bu pratik yolları uygula. Kendin pratik yollar bul. İşe zamanında başla, geciktirme, erteleme, görmezden gelme, geçiştirme. Her işi zamanında, hakkını vererek tamamla.

ZAMANI FAYDALI KULLANMANIN 10 YOLU

Zaman soyut bir kavramdır. Zaman geri alınamaz, durdurulamaz ve arttırılamaz; herkes için 1 hafta 7 gün, 1 gün 24 saattir. Bu nedenle ilk olarak "zamanın yönetilemeyeceği" gerçeğini kabul etmek gerekir. 

Diğer yandan zamanı ölçmenin en etkili yollarından biri de hayatımıza sığdırdığımız işlere bakmaktır. Bu işlerin niteliklerine, azlığına ve çokluğuna bakarak zamanı ne derece verimli kullandığımızı ölçebiliriz.

1- SAĞLIĞINIZA DAHA FAZLA DİKKAT EDİN/KENDİNİZE İYİ BAKIN 
Dengeli beslenme, düzenli uyku, kendinize zaman ayırmanız ve hoşlandığınız aktiviteler yapmanız, sizin iş hayatınızda daha iyi motive olmanızı ve daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunu bir arabaya da benzetebilirsiniz: Arabanıza ne kadar iyi bakarsanız ve arabanıza ne kadar iyi benzin koyarsanız, arabanızın kullanma süresi o kadar uzun ve rahat olur. 

2- "BLOK" ÇALIŞIN, BÖLÜNMELERİ ENGELLEYİN
İşlerinizi aralıksız yapmaya çalışın. Ara vermek ve tekrar başlamak sizin konsantrasyonunuzu tekrar sağlamanızı gerektirir. Bunu sık sık yapmak size ciddi oranda zaman ve enerji kaybettirir. 

3- ZAMAN HIRSIZLARINI ORTADAN KALDIRIN
Çevrenizde dikkatinizi dağıtacak, işinizi yapmanıza engel olacak etkenlerden uzaklaşın. Bu, daha iyi konsantre olup daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunun için iş arkadaşlarınızdan yardım alabilir, mesajlarınızı belli saatlerde okuyabilir, telefonlarınızı telesekretere yönlendirebilir veya sessiz bir toplantı odasına gidip çalışabilirsiniz. 

4- DAHA AZ, DAHA FAZLA OLABİLİR
Başka bir deyişle "kalite, adetten daha önemlidir". Gün içerisinde ajandanıza daha az sayıda iş kaydetmeniz, bu işleri daha kaliteli ve sağlıklı yapmanızı sağladığı gibi, beklenmedik son dakika işlerin düzeninizi bozmasını engelleyecektir. 

5- AJANDA KULLANIN
Zamanınızı kontrol altında tutmak ve iyi kullanmak için bir ajanda sistemi kullanın. Bunun için çeşitli paket programlar, "TimeManager" tipi kağıtlı sistemler, cep bilgisayarları vs bulabilirsiniz. Bunlardan kendinize en uygun olanını seçin. İsterseniz kendi ajandanızı kendiniz de yaratabilirsiniz. 

6- GEREKTİĞİNDE "HAYIR" DİYİN
Zamanınız yoksa, konu hakkında fazla bilgi sahibi değilseniz "Hayır" demelisiniz. Bu hem iş yükünüzü azaltacak, hem de kendi işinize daha fazla zaman ayırmanızı sağlayacaktır. Bunu bir hafta boyunca deneyin, farkı göreceksiniz. 

7- ZAMAN YARATIN
Günlük işleriniz arasından size fazla getirisi olmayacak, vakit kaybı olarak gördüğünüz en az bir aktivitenizi ajandanızdan çıkartın ve böylece ortaya çıkan boş zamanı iyi kullanın.

8- OTOMATİKLEŞTİRİN
Teknolojiyi kullanın. teknolojiden yararlanarak zamanınızı alan bir çok aktiviteyi otomatikleştirebilir , böylece "çalıntı" zamanınızı en aza indirebilirsiniz. Mesela telefonla konuşmak yerine elektronik postadan yararlanmak veya benzer işler için hazır listeler ve şablonlar oluşturmak gibi. 

9- İŞLERİNİZİ AKTARIN
Sorumluluğunuzda olan her işi kendiniz yapmak zorunda olmayabilirsiniz. Başkalarına devredebileceğiniz işler mutlaka vardır. Bu işleri kendi zaman kaybınızı önlemek için işyerinden bir iş arkadaşınıza devredebilir veya dış kaynak kullanımı (outsourcing) hizmeti veren ve bu işi en az sizin kadar iyi yapabilecek olan şirketlerden destek alabilirsiniz. 

10- BİRLEŞTİRİN
Hoşunuza gitmeyen bir işi yaparken aynı anda hoşunuza giden bir diğer aktiviteyi yapın, göreceksiniz bu zaman sizin için ne kadar eğlenceli geçecek. Mesela sıkıcı birkaç telefon görüşmesi yaparken bir taraftan da sevdiğiniz müziği çalmak gibi.